Viestintä Ground Oy:n
tietosuoja- ja rekisteriseloste asiakkaalle

Viestintä Ground Oy noudattaa voimassa olevaa EU:n tietosuojalakia (GDPR) henkilötietojen käsittelyssä. Alla on yrityksen tietosuoja- ja rekisteriseloste, josta käy ilmi, miten henkilötietoja ja siihen liittyviä muita tietoja käsitellään.

1. Rekisterinpitäjä

Yrityksen nimi: Viestintä Ground Oy
Osoite: Aurakatu 18/PL52, 20100 Turku
Y-tunnus: 1962796-2
Puhelin: 040 196 2350

2. Rekisteriasiat

Viestintä Ground Oy palvelee rekisteriasioissa sähköpostitse paivi.saarinen@ground.fi tai arkipäivisin klo 8–16 välisenä aikana numerossa 040 196 2350. Lisäksi yhtiölle voi lähettää kirjeitse tiedusteluja yllä mainittuun postiosoitteeseen.

3. Rekisterin nimi

Viestintä Ground Oy:n asiakasrekisteri.

4. Rekisterin pitämisen peruste, käyttötarkoitus ja tietojen säilytysaika

Henkilötietojen käsittely perustuu kulloinkin voimassaolevaan henkilötietolainsäädäntöön. Pääosin henkilötietojen käsittely perustuu palvelun käyttöä koskevaan sopimussuhteeseen Viestintä Ground Oy:n ja asiakkaan välillä.

Tiedot säilytetään asiakassuhteen jatkumisen ajan sekä rekisterinpitäjän ja asiakkaan oikeuksien ja velvollisuuksien selvittämiseksi tarpeellisen ajan tämän jälkeen. Tyypillisesti tietojen säilyttäminen on tarpeen 5 vuotta asiakassuhteen päättymisestä.

Viestintä Ground Oy:n tai sen erillisellä sopimuksella valtuuttama yhteistyökumppani Viestintä Ground Oy:n määrittelemää sen omaan käyttöön tarkoitettua tietoa varten käyttää Viestintä Ground Oy:n asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • Asiakassuhteen jatkuvaan hoitoon ja ylläpitoon;
  • Yrityksen palveluiden toteuttamiseen;
  • Asiakastilaisuuksien ja -tapahtumien varmentamiseen;
  • Asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittämiseen;
  • Markkinointiin;
  • Liiketoiminnan analysointiin ja tilastointiin; sekä muihin vastaaviin tarkoituksiin.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

  • Asiakasyhteyshenkilön perustiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti;
  • Asiakasyrityksen perustiedot, kuten yrityksen nimi, osoite, Y-tunnus, yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero;
  • Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutustiedot, tilaustiedot, asiakaspalautteet;
  • Palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten projektien työaika- ja kuluseurantaan, selailu- ja hakutiedot sekä viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot, kuten tunnistamistiedot;
  • Lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot;
  • Tapahtuma- ja käyttäjäanalyysitiedot;
  • Rekisteröidyn yhteydenotot asiakaspalveluun ja muu rekisteröidyn kanssa käyty viestintä;
  • Sekä mahdolliset muut rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään useimmiten suoraan asiakkaalta (kuten www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista vastaavista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan) tai niitä saadaan Viestintä Ground Oy:n palveluiden käytöstä. Tarvitsemme toisinaan lisätietoja, jotta voimme pitää tiedot ajan tasalla tai varmistaa saamiemme tietojen oikeellisuuden.

Henkilötietoja kerätään Viestintä Ground Oy:n asiakkailta asiakassuhteen alkaessa ja sen aikana. Tietoja voidaan kerätä ja täydentää asiakkaan suostumuksella tai rekisterinpitäjän velvollisuuksien täyttämiseksi kolmansien osapuolten rekistereistä. Käytämme asiakastietoja, jotta voimme täyttää lakisääteiset ja sopimusten mukaiset velvollisuutemme ja jotta voimme antaa palveluita.

7. Tietojen luovutus

Viestintä Ground Oy on ulkoistanut osan asiakastietojen käsittelystä Administer Oy:lle ja Visma Solutions Oy:lle. Ulkoistaminen koskee laskutukseen ja projektien työaika- ja kuluseurantaan liittyviä asioita.

Administer Oy käsittelee tietoja ainoastaan talousasioihin liittyvissä asioissa, kuten kirjanpito ja laskutus. Tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin eikä luovuteta kolmansille osapuolille muuten kuin lain vaatimuksesta. Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Visma Solutions Oy käsittelee tietoja ainoastaan projektien työaika- ja kuluseurantaan liittyvissä asioissa. Tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin eikä luovuteta kolmansille osapuolille muuten kuin lain vaatimuksesta. Tietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä tietoihin ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä. Tietoturvasta huolehditaan jatkuvalla periaatteella.

Viestintä Ground Oy:n henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin henkilötietoihin. Rekisterien käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin ja tallennettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan asia kuuluu.

9. Rekisteritietojen tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna. Sen, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot henkilötietolaissa tarkoitetulla tavalla, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisterinpitäjän yhteystiedot ja palveluajat löytyvät tämän selosteen kohdista 1 ja 2. Pyyntöihin vastataan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä.

Niiden tietojen osalta, jotka on ulkoistettu Administer Oy:lle toimittaa rekisterinpitäjä tarkastuspyynnöt yhteyshenkilönsä kautta Administer Oy:lle. Tietoturvan varmistamiseksi pyyntöihin myös vastataan rekisterinpitäjän yhteyshenkilön kautta.

10. Tietojen korjaaminen ja poistaminen rekisteristä, muut rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten, puutteellisten, tarpeettomien taikka vanhentuneiden tietojensa korjaamista tai poistamista ilmoittamalla asiasta rekisterinpitäjälle. Asiakkaan tai asiakasyhteyshenkilön tiedot voidaan poistaa rekisteristä pyynnöstä, mikäli tietojen säilyttämiselle ei ole lainsäädännöllisiä tai rekisterinpitäjän oikeuksiin ja velvollisuuksiin liittyviä esteitä.

Rekisteröidyillä on lisäksi muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen
tietyissä tilanteissa. Rekisteröidyllä on oikeus mm.

  • saada läpinäkyvästi tietoa henkilötietojen käsittelystä
  • saada pääsy omiin tietoihin
  • tietojen oikaisemiseen
  • tulla unohdetuksi, eli tietojen poistamiseen
  • siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
  • rajoittaa tietojen käsittelyä
  • vastustaa käsittelyä
  • vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, profilointi mukaan luettuna

Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle tässä kohdassa tarkoitettuihin tiedusteluihin EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Jokaisella on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, mikäli katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole toiminnassaan noudattanut soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Yhteystiedot toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetun toimistoon ovat:

Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700
tietosuoja@om.fi

11. Evästeet

Viestintä Ground Oy käyttää ja kerää sivustollaan evästeitä ja käyttää vastaavia tekniikoita. Evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden käytön tarkoituksena on analysoida ja kehittää palvelujamme, jotta pystymme palvelemaan asiakkaitamme entistä paremmin. Voit poistaa evästeiden käytön selaimesi asetuksista. Mikäli haluat lisätietoa evästeistä, voitte olla yhteydessä tietosuoja-asioista vastaavaan henkilöön (yhteystiedot yllä).

Tämä kuvaus on päivitetty viimeksi 24.1.2022