Prosessi ei ole kirosana – edes viestinnässä



Prosessi-sana saattaa kuulostaa joidenkin korvaan byrokraattiselta, vaikealta, kuivalta, nuivalta tai muuten vaan kamalalta. Prosesseja meidän organisaatioon? Ei missään nimessä! Ne tappavat kaiken luovuuden ja ad hoc -toiminta tyssää siihen paikkaan.

Näin ei tietenkään ole. Vaikka organisaatiolla on toimiva viestintäsuunnitelma ja se tuottaa laadukkaita sisältöjä, eivät sen toimintatavat ja viestinnän toteutus ole välttämättä huippuunsa hiottuja. Vastuut, roolit ja käsitys viestinnän laajuudesta saattavat olla epäselviä, jos viestinnälle ei ole luotu selkeitä prosesseja.

Viestintä osaksi liiketoimintaa

Viestinnän prosessointi helpottaa ja tehostaa organisaation toimintaa. Prosessien avulla viestinnän osa-alueet on helpompi määritellä selkeäksi kokonaisuudeksi.

Prosessoinnin myötä viestinnästä tulee näkyvää ja tärkeä osa liiketoimintaa. Toimintatavat kirkastuvat, vastuut selkeytyvät ja suunnitelmat viedään todennäköisemmin käytäntöön. Prosessien määrittely helpottaa myös viestinnän mittaamista ja laadun arvioimista.

On turha pelko, että toiminnan joustavuudesta ja luovuudesta tulisi prosessien myötä luopua. Prosessikuvaukset eivät ole kiveen kirjoitettuja. Prosesseja arvioidaan ja kehitetään jatkuvasti, jolloin niiden muokkaaminen on nopeaa ja ketterää.

Prosessoinnin edut

Entisessä työssäni markkinointi- ja viestintäjohtajana olin luomassa markkinointiviestinnän ja asiakastyön prosesseja. Lähdin työhön ilman ennakkoluuloja, avoimin mielin.

Teimme prosessikuvaukset viestinnän vuosisuunnittelusta, tärkeimmän julkaisumme toimittamisesta ja asiakastyön eri vaiheista. Työ vaati aikaa koko organisaatiolta, mutta lopputulos osoitti, että se kannatti.

Viestinnän vuosisuunnitteluprosessin avulla saimme näkyväksi ennen kaikkea sen, mikä toiminnan osa-alue kuului kenenkin vastuulle. Asiakastyön prosessikuvauksien kautta koko organisaation oli helppo hahmottaa yhtenäinen tapa, jolla toimimme asiakastyössä.  Prosessikuvauksista tuli myös hyvä perehdyttämisen väline.

Prosessityö vakuutti minut. Sain toimivat työkalut toiminnan johtamiseen ja esimiestyöhön sekä avun myös johdon sitouttamiseen. Viestinnästä, joka niin usein koetaan epämääräiseksi kokonaisuudeksi organisaatiossa, tuli konkreettinen osa liiketoimintaa.




Senior Communications Consultant